Gestionali, automazioni e negozi online per le piccole imprese di Ferrara e dintorni
Sono Fabio Mangolini. Vivo a Ferrara, lavoro da remoto e da vent'anni costruisco software per le aziende. Se hai un'attività piccola, parli direttamente con me: niente commerciali in mezzo, niente sigle. Si parte guardando come lavorate oggi, non da un preventivo.
Se ti riconosci in una di queste, c'è qualcosa da fare
Nessuna di queste cose compare in una voce di bilancio. Ma le paghi tutti i mesi. Suona familiare?
- > Il sito che hai adesso è vecchio, si legge male dal telefono e non lo puoi più aggiornare da solo.
- > I clienti ti chiedono se vendi anche online, e la risposta è ancora no.
- > La fattura del fornitore arriva via mail. Qualcuno la apre, legge i dati e li ribatte nel gestionale. Ogni giorno.
- > Gli ordini arrivano per mail, telefono e WhatsApp, e qualcuno li ricopia a mano nel sistema.
- > I dati veri stanno in Excel, e ogni versione del file è leggermente diversa dall'altra.
- > Il report che serve al titolare il lunedì mattina si ricostruisce a mano da tre file diversi.
- > Nello studio l'atto o l'adempimento si rifanno uguali ogni volta: cambiano solo i dati del fascicolo, e quelli si ricopiano a mano da due o tre posti diversi.
- > Come si fa una certa cosa lo sanno due persone. Tutti gli altri le interrompono tutto il giorno per chiederlo.
- > Un'automazione fai-da-te l'avete già provata: funzionava, poi si è rotta e nessuno sa dove.
Non sono le persone a essere lente: è lavoro che non dovrebbe esistere. Oggi buona parte si può togliere. Il punto non è «se» farlo, è quale pezzo conviene fare per primo.
Cinque cose che posso fare per la tua attività
Qui sotto c'è una sezione per ognuna, con un esempio di come si lavora: com'era prima e com'è dopo. Gli esempi sono costruiti per spiegare, non sono clienti veri. Se in uno di questi ti riconosci, scrivimi due parole.
Un gestionale fatto per voi
Quando il lavoro sta in quattro fogli Excel, in una cartella condivisa e nella testa di due persone, ogni cosa va chiesta a qualcuno. Un gestionale costruito su come lavorate davvero tiene insieme ordini, clienti, magazzino e scadenze: lo usano tutti allo stesso modo e dice sempre la stessa cosa. Non un programma generico da piegare al tuo lavoro: il contrario.
Un esempio
Un'officina con sei persone: le riparazioni si segnano su un quaderno, i ricambi su un foglio Excel, i preventivi in una cartella di documenti.
Prima
- − Per sapere se un pezzo c'è bisogna scendere in magazzino a guardare.
- − Il titolare richiama il cliente per dirgli «controllo e ti faccio sapere», due volte al giorno.
- − Il foglio dei ricambi è aperto su un solo computer: chi lo ha aperto blocca gli altri.
Dopo
- + Una scheda per ogni lavoro: cosa è entrato, cosa serve, a che punto è, chi ci sta lavorando.
- + Il magazzino si scarica quando il pezzo viene montato, non la sera quando qualcuno si ricorda.
- + Chi risponde al telefono vede sullo schermo la stessa cosa che vede chi è in officina.
Esempio costruito per spiegare, non un cliente reale.
> Fammi vedere i fogli che usate oggi: da lì si capisce in fretta cosa serve.
Automazioni che ti tolgono i lavori ripetitivi
I dati della fattura o della bolla che qualcuno ribatte a mano nel gestionale. L'ordine che arriva su WhatsApp e si ricopia. Il report rifatto ogni lunedì mattina da tre file diversi. Sono ore che paghi ogni mese e che non compaiono in nessuna voce di bilancio. Buona parte oggi si può togliere, un pezzo per volta, partendo da quello che pesa di più. Tu resti a controllare: l'automazione prepara, la persona conferma.
Un esempio
Un'azienda di una decina di persone che riceve ogni giorno le fatture dei fornitori per email.
Prima
- − Qualcuno apre l'allegato, legge i dati e li ribatte nel gestionale, una fattura alla volta.
- − Quando il numero di fatture cresce, il lavoro slitta e si accumula a fine mese.
- − Un numero copiato male si scopre settimane dopo, quando i conti non tornano.
Dopo
- + La posta viene letta dal sistema: i dati della fattura finiscono già compilati in una lista da approvare.
- + Chi se ne occupa controlla e conferma. Se un dato è dubbio viene segnalato, non inventato.
- + Quello che prima era un lavoro di ogni giorno diventa un controllo veloce.
Esempio costruito per spiegare, non un cliente reale.
> Dimmi qual è il lavoro che odiate fare: si parte sempre da quello.
Assistenti AI per email, documenti e preventivi
Un assistente che prepara la risposta alle richieste che arrivano sempre uguali, che trova in due secondi il documento giusto in dieci anni di archivio, che precompila un preventivo o un atto con i dati della pratica. Risponde sui tuoi documenti e dice «non lo so» invece di inventare, e una persona controlla prima che qualcosa esca dall'azienda. Chi scrive a un assistente deve sapere che dall'altra parte c'è una macchina: è scritto dalla prima risposta, come spiego più sotto.
Un esempio
Uno studio professionale dove le richieste dei clienti arrivano per email e si somigliano tutte.
Prima
- − Ogni risposta si riscrive da zero, oppure si cerca una mail vecchia da cui copiare.
- − I documenti da allegare stanno in cartelle diverse, con nomi che sanno solo in due.
- − Le richieste facili restano in fondo alla casella perché c'è sempre qualcosa di più urgente.
Dopo
- + La bozza di risposta è già pronta quando si apre la mail, con i riferimenti giusti dentro.
- + L'assistente cita il documento da cui ha preso le informazioni, così si verifica in un attimo.
- + Chi risponde legge, corregge e manda. Decide sempre la persona cosa parte.
Esempio costruito per spiegare, non un cliente reale.
> Portami tre email tipiche e un preventivo: ti faccio vedere cosa cambia.
Un negozio online per vendere i tuoi prodotti
Vendere anche fuori dal negozio o dal capannone: catalogo, pagamenti, spedizioni, documenti. Si parte dai prodotti che girano davvero e si allarga dopo. Se vendi già su un marketplace o hai un gestionale, il negozio si collega a quello che hai invece di diventare un secondo magazzino da aggiornare a mano.
Un esempio
Un laboratorio che vende in negozio e, da qualche anno, anche per messaggio ai clienti abituali.
Prima
- − Gli ordini arrivano su WhatsApp, a volte senza taglia, senza indirizzo o senza quantità.
- − Il pagamento si rincorre: bonifico, contanti al ritiro, «poi vediamo».
- − Le disponibilità si controllano a mano ogni volta, e capita di vendere due volte la stessa cosa.
Dopo
- + L'ordine arriva completo: prodotto, quantità, indirizzo, pagamento già incassato.
- + La disponibilità è quella del magazzino, non una stima: quando un pezzo finisce, sparisce dal sito.
- + Documento di vendita e spedizione partono dallo stesso ordine, senza ricopiare niente.
Esempio costruito per spiegare, non un cliente reale.
> Raccontami cosa vendi e a chi: capiamo da dove conviene partire.
Un sito internet chiaro e facile da aggiornare
Un sito che spiega bene chi sei e cosa fai, con le informazioni che i clienti ti chiedono più spesso: cosa fai, dove sei, quando sei aperto, come ti si contatta, qualche lavoro fatto. Veloce, leggibile dal telefono, e aggiornabile da te senza chiamare nessuno. Non vendo posizionamento sui motori di ricerca né campagne pubblicitarie: faccio un sito fatto bene e scritto chiaro, e ti dico in anticipo cosa è e cosa non è.
Un esempio
Una piccola impresa con un sito fatto anni fa, con un programma che non si aggiorna più.
Prima
- − Gli orari sul sito sono quelli di tre anni fa e nessuno sa come cambiarli.
- − Dal telefono il menù non si apre e il numero non si può toccare per chiamare.
- − Per correggere una riga bisogna scrivere a chi l'aveva fatto, e aspettare.
Dopo
- + Le pagine che contano davvero, scritte in modo che si capiscano al primo colpo.
- + Si legge bene dal telefono, e il numero di telefono si tocca e chiama.
- + Gli orari, i lavori e i contatti li cambi tu in due minuti, da solo.
Esempio costruito per spiegare, non un cliente reale.
> Mandami l'indirizzo del sito che hai adesso: ti dico cosa conviene fare.
Come funziona, in pratica
Ci sentiamo
20 minuti, senza impegno
Mi racconti cosa vi fa perdere tempo. Niente questionari da compilare prima. Se non sono la persona giusta per quel problema te lo dico subito, senza portarti a fare tre riunioni per scoprirlo.
Guardo come lavorate
e dove si perde tempo
Lavoro sempre da remoto: in videochiamata mi fai vedere sullo schermo come lavorate oggi, i fogli, i programmi, i passaggi a mano, e parlo con chi fa quel lavoro tutti i giorni. Poi ti dico cosa conviene affrontare per primo, e anche cosa ti sconsiglio e perché.
Costruisco
a piccoli passi, lo provi subito
Si parte da un pezzo piccolo e utile, non dal sistema intero. Lo provi mentre lo costruisco, così se qualcosa non va come serve si cambia subito e non alla fine.
Ti affianco
ti insegno a usarlo, resto a disposizione
Ti faccio vedere come si usa, a te e a chi lavora con te, e resto il tuo riferimento anche dopo. Chi ha fatto l'analisi è chi ha scritto il software, ed è chi ti risponde al telefono sei mesi dopo.
Le domande che mi fanno sempre
Quanto costa?
Non ho un listino, e non te ne invento uno al telefono. Prima guardo come lavorate e cosa serve davvero, poi ti dico cosa c'è da fare e cosa comporta, prima di partire. La prima chiacchierata non costa niente.
Quanto tempo ci vuole?
Dipende da cosa si fa, ma il modo di lavorare è sempre lo stesso: si parte da un pezzo piccolo che vedi funzionare presto, non da un progetto che si consegna tutto insieme dopo mesi. Così puoi fermarti o cambiare strada senza aver buttato via niente.
Devo buttare via i programmi che uso già?
Quasi mai. Se il gestionale, il registratore di cassa o il programma della fatturazione funzionano, il lavoro nuovo si collega a quelli. Si rifà da zero solo quello che non si può più aggiornare o che vi sta rallentando davvero, e te lo dico chiaramente.
Lavori solo con le aziende di Ferrara?
No. Vivo a Ferrara e lavoro con le aziende della provincia (Cento, Copparo, Argenta, il Comacchiese, il Codigorese) e con quelle di Bologna, Rovigo, Ravenna, Modena, Padova e del resto di Emilia-Romagna e Veneto. Lavoro sempre da remoto: telefono, videochiamata e schermo condiviso bastano per capire come lavorate e per seguire il lavoro, quindi la distanza non è un problema.
Con chi parlo? C'è un commerciale?
No. Parli sempre con me, dalla prima chiamata al lavoro finito. Non c'è un commerciale in mezzo, e non ci sono persone che cambiano a metà strada.
E se l'intelligenza artificiale sbaglia?
Può sbagliare, come può sbagliare una persona: per questo nei lavori che consegno c'è sempre un controllo umano prima che qualcosa esca dall'azienda. L'assistente prepara, la persona conferma. E se un dato è dubbio viene segnalato invece di essere inventato.
Il software e i dati di chi sono?
Tuoi. I dati sono della tua azienda e restano dove decidiamo insieme di tenerli. Alla fine del lavoro ti lascio scritto come funziona il sistema, così non resti legato a me per forza.
Non so cosa mi serve. Posso scriverti comunque?
Sì, è il caso più normale. Raccontami cosa ti fa perdere tempo o cosa ti blocca, e capiamo insieme se c'è qualcosa da fare. Se non c'è, te lo dico.
Con chi lavoro
Piccole imprese e microimprese di Ferrara e provincia, dell'Emilia-Romagna e del Veneto: artigiani, commercio, servizi, piccola manifattura e logistica. E studi professionali (commercialisti, avvocati, consulenti) dove il lavoro a modello si rifà ogni settimana con i dati di una pratica diversa. Aziende e studi dove chi comanda conosce i processi a memoria e non ha un reparto informatico da chiamare per ogni decisione. Parli direttamente con me: non c'è un commerciale in mezzo.
Un fornitore del territorio
Vivo a Ferrara e lavoro con le aziende di Ferrara e provincia (Cento, Copparo, Argenta, il Comacchiese, il Codigorese) e con quelle di Bologna, Rovigo, Ravenna, Modena, Padova e del resto di Emilia-Romagna e Veneto. Lavoro sempre da remoto: ci sentiamo al telefono o in videochiamata, mi mostri sullo schermo come lavorate, e il lavoro va avanti senza che tu debba fermarti per le riunioni.
- > Chi fa l'analisi è chi scrive il software, ed è chi ti risponde al telefono sei mesi dopo. Sempre la stessa persona.
- > Lavoro con pochi clienti alla volta: quando chiami, so già di cosa stiamo parlando e non devo farmi raccontare tutto da capo.
Casi reali
Qui andranno due o tre casi veri: il lavoro di partenza, cosa è stato automatizzato, le ore risparmiate davvero. Casi inventati non ne metto, e nemmeno numeri che non ho misurato. Appena il primo cliente mi dà l'ok a raccontare i suoi, li trovi scritti qui. Nel frattempo chiedimi al telefono di un processo che somiglia al tuo: te lo racconto nel dettaglio, senza slide.
Parliamone mezz'ora
Scrivimi due righe su cosa ti serve o su cosa vi fa perdere tempo. Rispondo io, non un modulo automatico. Fissiamo una chiamata e capiamo se c'è qualcosa da fare.
Lavoriamo insieme
Raccontami il problema da risolvere. Se sono la persona giusta lo capiamo in fretta, e se non lo sono, te lo dico.