Gestionale su misura o programma già pronto?

Arriva un momento, in quasi tutte le piccole imprese, in cui il foglio Excel non basta più. Gli ordini stanno in un file, i clienti in un altro, il magazzino nella testa di chi lavora lì da più anni. Qualcuno dice «ci vorrebbe un gestionale», e da lì parte la domanda: ne compriamo uno pronto o ce lo facciamo fare?

Il mio lavoro è costruire software su misura, quindi potresti aspettarti una risposta sola. Non è così: in molti casi il programma già pronto è la scelta giusta, e dirlo subito fa risparmiare soldi e mesi a tutti. Qui sotto ci sono i criteri che uso quando un titolare mi pone questa domanda.

Prima di tutto: cosa deve fare, esattamente

La scelta non si fa guardando i programmi. Si fa guardando il lavoro.

Prendi un foglio e scrivi il giro di un ordine tipico, dall’inizio alla fine: chi lo riceve, dove lo scrive, chi lo prepara, chi fattura, chi risponde quando il cliente chiama per sapere a che punto è. Poi segna i punti in cui un dato viene ricopiato da un posto all’altro, e quelli in cui per sapere qualcosa bisogna chiedere a una persona.

Quella pagina vale più di qualsiasi presentazione commerciale. Con quella in mano si capisce se il tuo lavoro è come quello di tutti gli altri del tuo settore, o se ha qualcosa di tuo che conta.

Quando il programma già pronto è la scelta migliore

Conviene comprare, senza troppi pensieri, quando:

• Il tuo modo di lavorare è quello del tuo settore. Se fai quello che fanno tutti, nello stesso ordine, quasi certamente esiste un programma pensato per te. Chi l’ha scritto ha già incontrato i problemi che incontrerai tu.
• La materia è regolata dalla legge. Contabilità, fatturazione elettronica, buste paga: le regole cambiano e il programma deve starci dietro. Lì serve un prodotto che qualcuno aggiorna per mestiere, ogni anno. Io non lo riscriverei da zero per nessuno.
• Ti serve domani. Un programma pronto si prova in pochi giorni. Uno su misura, anche costruito a piccoli passi, ha bisogno del suo tempo per essere fatto e provato.
• Sei disposto a cambiare un po’ il tuo modo di lavorare. A volte il programma pronto ti obbliga a mettere ordine in abitudini che non avevano un vero motivo. Non è sempre un male.

Un consiglio pratico: prima di firmare, chiedi di provarlo con i tuoi dati veri, non con quelli dimostrativi. Fai fare a chi lavora ogni giorno tre operazioni che fate davvero, quelle noiose. Se per farle servono giri strani, lo scopri in un pomeriggio invece che dopo sei mesi.

Quando il su misura vale la spesa

Il software su misura ha senso quando il programma pronto ti costringerebbe a lavorare peggio di come lavori oggi. Succede in alcuni casi riconoscibili.

• Quello che ti rende diverso sta proprio nel processo. Un modo particolare di fare i preventivi, di seguire una lavorazione, di gestire i resi o le riparazioni. Se è quello che i clienti ti riconoscono, piegarlo a un programma generico vuol dire perderlo.
• Già in prova vedi che ti servirà un Excel accanto. È il segnale più chiaro. Se una parte del lavoro resta fuori dal programma, tra un anno avrai due sistemi da tenere allineati a mano, e nessuno dei due sarà del tutto giusto.
• Il lavoro passa da tanti strumenti diversi. Ordini che arrivano per email, per telefono e da un negozio online; un corriere; un fornitore che manda i listini in un formato tutto suo. Il valore non sta in nessuno dei pezzi, sta nel farli parlare tra loro. Se gli ordini ti arrivano anche da WhatsApp e Instagram, ne ho scritto qui: ordini da WhatsApp e Instagram, come non perderli.
• Del programma usate una parte piccola. Molti gestionali generici fanno cento cose. A te ne servono dieci, fatte bene e facili da trovare. Uno strumento che fa solo quelle dieci lo impara anche chi in ufficio non ama il computer.

I costi, guardati su qualche anno

Il confronto onesto non è tra il prezzo del programma pronto e il preventivo del su misura. È tra quello che spendi in tutto, su tre o cinque anni.

Per il programma pronto mettici dentro il canone, che di solito cresce con il numero di utenti e con i moduli che si aggiungono; la configurazione e la formazione iniziale; e soprattutto il tempo che le persone perdono per aggirare quello che il programma non fa. Quest’ultima voce non compare in nessuna fattura, ma la paghi ogni mese in ore.

Per il su misura mettici dentro la costruzione; la manutenzione, perché ogni software ha bisogno di qualcuno che lo segua, lo aggiorni e lo corregga; e la dipendenza da chi l’ha fatto. Qui la domanda è semplice: se domani il fornitore sparisce, il programma e i dati sono tuoi? Qualcun altro può riprenderlo in mano senza ricominciare da capo?

Un software su misura che nessuno può più toccare è un problema tanto quanto un programma pronto che non fa quello che serve. Fattelo mettere per iscritto, da chiunque, me compreso.

Collegamenti: la domanda che si fa troppo tardi

Un gestionale non vive da solo. Deve parlare con il programma delle fatture, magari con il negozio online, con il corriere, con la banca, con i fornitori. È qui che di solito arrivano le sorprese, e arrivano dopo l’acquisto.

Prima di scegliere, chiedi:

• Con quali programmi si collega già, e come? Un collegamento vero passa i dati da solo. Un file da esportare e ricaricare a mano ogni settimana non è un collegamento, è un lavoro in più.
• Se domani cambi programma delle fatture o apri un negozio online, cosa succede?
• I dati si possono scaricare tutti, quando vuoi, in un formato che si apre anche senza quel programma?

Se le risposte sono vaghe, considera quella vaghezza parte del prezzo.

Spesso la risposta giusta sta nel mezzo

C’è una terza strada, e per molte piccole imprese è la più sensata: tenere un programma pronto per le cose uguali per tutti (la contabilità, le fatture) e costruire su misura solo il pezzo che vi distingue o che oggi vi fa perdere più tempo.

Per esempio: uno strumento per gli ordini e le lavorazioni che passa i dati al programma delle fatture, invece di farli ribattere. Oppure un’automazione che legge i listini dei fornitori e aggiorna i prezzi da sola. Il programma pronto resta lì, fa quello che sa fare, e nessuno deve cambiare abitudini dove non serve.

Si spende meno che a rifare tutto, si parte prima e il rischio è più piccolo. E se il primo pezzo funziona, il secondo si decide con i fatti in mano, non con una presentazione.

Cinque domande da farti prima di decidere

Se le risposte ti sono chiare, la scelta di solito viene da sola.

1. Il mio modo di lavorare è quello del mio settore, o ha una parte che i clienti mi riconoscono?
2. Dopo una prova con i miei dati, mi resterebbe un Excel accanto?
3. Con quali altri programmi deve parlare, e chi li collega?
4. Quanto mi costa in tutto in tre o cinque anni, contando anche le ore perse a fare a mano quello che il programma non fa?
5. Se il fornitore sparisce, i dati e il lavoro fatto restano miei?

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Se hai un’attività a Ferrara, in provincia o altrove in Emilia-Romagna e sei a questo bivio, raccontami come lavorate oggi. Guardiamo insieme il giro di un ordine, in videochiamata con lo schermo condiviso, e ti dico come la vedo. Se ti conviene un programma pronto, te lo dico e finisce lì. Su gestionali e automazioni per le piccole imprese trovi come lavoro, oppure scrivimi due righe: rispondo io.